建設業許可申請に必要な工事契約書・請求書の整理方法と注意点について

1　建設業許可における契約書・請求書の重要性

建設業許可の申請では、単に「工事をしてきた」という主張だけでは認められません。
実際に工事を請け負ったことを示す「客観的な証拠資料」が必要となり、その代表的なものが 工事契約書 や 請求書 です。

特に以下のようなケースでは、契約書や請求書が大きな意味を持ちます。

• 過去に許可を持たない状態で工事を請け負っていた
• 実務経験や経営業務の管理責任者としての経験を証明する必要がある
• 元請や発注者との関係を証明するために客観資料が不可欠

東京都江東区や沖縄県那覇市では中小規模の建設業者も多く、「契約書は作成せず口約束で工事を受けた」「請求書を簡易的にしか残していない」といった事業者様も少なくありません。
しかし、許可申請の審査では日付・工事内容・金額が明確な契約書・請求書が整っていなければ認められない可能性が高いため、日常的な管理が欠かせません。

2　工事契約書の整理と注意点

（1）工事契約書に必要な基本項目

建設業許可申請において契約書が有効であるためには、最低限以下の項目が明確に記載されている必要があります。

• 契約年月日（契約締結日）
• 発注者の氏名または会社名、住所
• 受注者（自社）の名称、住所、代表者名
• 工事の名称・内容（建設業のどの業種に該当するか判断できる程度）
• 工事場所
• 契約金額（税込か税抜かの区別も明確に）
• 契約の当事者の署名または記名押印

これらが欠けている場合、証明資料として十分に評価されない可能性があります。

（2）契約書の整理方法

• 工事件名ごとにファイルを作成し、発注者ごとに分類する
• 契約書は必ず正副2部作成し、発注者側の署名押印があるものを保存する
• 紙ベースに加え、スキャンしてPDFで保存し、クラウド上にもバックアップを取る

特に江東区や那覇市では地元の元請業者から継続して工事を受注するケースも多いため、発注者ごとにまとめて管理すると後の申請に役立ちます。

3　請求書の整理と注意点

（1）請求書に求められる項目

請求書は工事契約書に比べて作成が簡易ですが、申請資料として利用するためには以下の項目が必要です。

• 請求年月日
• 発注者名
• 請求先（自社の名称、住所）
• 工事件名（どの契約に基づくものかが分かるように記載）
• 請求金額
• 振込先情報（口座番号など）
• 発行者の押印や署名

特に工事件名の記載は重要で、単に「工事代金一式」では認められない可能性があるため、具体的な工事名を記載しましょう。

（2）請求書の保存と活用

• 工事契約書と対になる形で保存する（契約書と同じファイルに綴じる）
• 年度ごとにまとめて製本やフォルダ分けをする
• 消費税率が変動した時期には、内税・外税の区別を明確に記録する

那覇市や江東区の建設業者の場合、元請からの入金が複数の小口に分かれることも多いため、請求書を整理する際には工事ごとに分けておくことが重要です。

4　契約書・請求書を整理する際の共通の注意点

（1）日付が整合しているか

契約書の日付、請求書の日付、入金日などが前後関係で矛盾していないか確認が必要です。審査で最も指摘を受けやすいポイントです。

（2）金額の整合性

契約金額と請求金額が一致しているか、あるいは分割請求の際に合計で契約金額に達しているかを確認する必要があります。

（3）工事内容の具体性

「一式工事」など抽象的な表現ではなく、「内装工事」「舗装工事」など、どの業種に該当するのか判断できる記載が必要です。

（4）保存期間とバックアップ

建設業許可の審査では過去数年分の資料提出を求められることがあります。少なくとも 7年程度の保存 を目安とし、紙とデータの両方で保管するのが望ましいでしょう。

5　複数年にわたる保存の工夫

• 年度別のインデックスを付けたバインダーにまとめる
• 工事件名や発注者ごとに色分けして管理する
• デジタル化の際は「工事件名_契約書」「工事件名_請求書」のように統一したファイル名にする

特に江東区や那覇市のように地域密着で複数の元請から継続受注している事業者の場合、案件が重複しやすいため「工事番号」を独自に付与して整理すると便利です。

6　契約書・請求書がない場合の対応

「過去の工事で契約書を作成していない」「請求書を残していない」というケースも多くあります。
この場合、次のような補完資料で代替できることがあります。

• 工事写真（着工・竣工が分かるもの）
• 発注者とのメールやFAXのやり取り
• 入金記録（通帳コピー）
• 領収書

ただし、これらはあくまで補助的資料であり、契約書・請求書ほどの証明力はありません。今後の工事からは必ず契約書・請求書を作成・保存することをおすすめします。

7　まとめ

建設業許可申請において、工事契約書や請求書は単なる事務書類ではなく、過去の経営経験や実務経験を裏付ける重要な証拠資料です。
特に東京都江東区や沖縄県那覇市のように中小建設業者が多い地域では、書類作成が簡略化されやすいため、申請時に資料不足で苦労される方が少なくありません。

• 契約書・請求書は「日付・金額・工事内容」が明確に記載されていること
• 工事ごと、発注者ごとに分類し、紙とデータの両方で保存すること
• 保存期間は少なくとも7年間を目安に管理すること

このような点を日頃から意識して整理しておくことで、将来的な建設業許可申請がスムーズに進み、経営の安定にもつながります。

建設業許可に精通した行政書士見山事務所までお気軽にお問い合わせ下さい。