宅建業免許の更新は、申請がスムーズに行われるようにするために、事前の準備が非常に重要です。更新手続きの際には、役員や専任宅建士の変更届、必要書類の収集、経歴書の作成、事務所内の書類の確認など、多くの細かい手続きが求められます。ここでは、宅建免許の更新時に注意して早めに準備しておくべき点について詳しく解説します。
1. 役員や専任の宅建士の必要書類を集める
まず、更新手続きに必要な書類の収集から始めます。特に役員や専任宅建士に関連する書類は重要です。以下の書類を確認し、必要なものを早めに集めておきましょう。
- 身分証明書：現戸籍がある役場で入手できます。
- 登記されていないことの証明書：法務局で取得可能です。
- 住民票：最新のものを準備します。
- 略歴書：フォーマットが提供されている場合が多いです。略歴書は、代表者や役員、政令で定める使用人、専任宅建士、相談役、顧問などが対象となります。沖縄県などでは、氏名を自ら記名して提出する必要があります。
注意点
- 役員変更や専任宅建士の交代があった場合は、その都度変更届を提出する必要があります。特に取締役や監査役の変更は、更新申請時に重要なポイントとなります。
- 非常勤の役員が遠方にいる場合は、書類の取得に時間がかかる可能性があるため、早めに手配することをお勧めします。
2. 代表取締役や宅建士の専従性の確認
宅建業免許の更新時には、役員や専任宅建士が「専従」であることが求められます。これに関連して、以下の点を確認しておくことが重要です。
- 代表取締役の専従性：代表取締役が他社の常勤役員に就任している場合、専従性が認められなくなり、人的要件を満たさない可能性があります。この場合、政令使用人の設置が必要です。
- 専任の宅建士の専従性：専任宅建士が他社の常勤役員となっている場合も、専任の要件を満たさなくなるため、注意が必要です。
このような状況では、宅建業免許の要件を満たしていないため、更新申請が受理されない可能性があります。したがって、代表取締役や専任宅建士の現在の状況を確認し、必要に応じて対応策を講じることが重要です。
3. 宅地建物取引業経歴書の作成
宅建業免許の更新時に最も手間がかかるのが「宅地建物取引業経歴書」の作成です。この書類は、不動産業者としての取引実績を示すもので、以下の点に注意して作成します。
- 取引実績の集計：毎年度の取引件数や金額をまとめる必要があります。特に直近１年分が貸借対照表や損益計算書と一致することが求められます。
- 直近１年分の整合性：申請書類と帳簿の内容が一致しているか確認し、不整合がないようにしましょう。
4. 事務所内の業者票や報酬額票の写真について
宅建免許の更新時には、事務所内を撮影した写真の提出が求められます。ここで注意すべきは、業者票や報酬額票の情報が最新のものであることです。
- 業者票：専任宅建士が交代している場合など、業者票の情報が最新でないと、更新申請が受理されないことがあります。更新時には、業者票の情報が正確であるか確認しましょう。
- 報酬額票：税額が変更されていない場合など、細かい点で指摘を受けることがあるため、最新の情報に更新しておくことが大切です。
5. 事務所の住所変更や電話番号の確認
事務所の住所や電話番号に変更があった場合、変更届を提出する必要があります。特に、事務所の移動を伴わない使用権原の変更（貸主の変更など）や、事務所の電話番号の変更など、更新申請時に必ず確認しておきましょう。電話番号の変更は、口頭での連絡が必要な場合もあります。
6. 免許証の書換交付申請
宅建業免許の更新には、免許証の書換交付申請も含まれます。更新申請の際に、免許証の書換交付申請書を提出し、手数料（500円）が必要です。この手続きも、忘れずに行うようにしましょう。
まとめ
宅建業免許の更新は、ただ単に申請するだけでなく、多くの細かい手続きが伴います。役員や専任宅建士の変更届、必要書類の収集、経歴書の作成、事務所内の書類確認など、早めに準備しておくことで、更新手続きがスムーズに進むでしょう。特に、更新申請の期限ギリギリで慌てることのないよう、計画的に準備を進めることが重要です。
