外国人を雇用する際に必要な「在留資格」の申請では、「採用理由書」の提出が求められることがあります。特に「技術・人文知識・国際業務」などの就労ビザ申請では、採用理由書の内容が審査の重要なポイントとなります。
この記事では、採用理由書の目的、書き方のポイント、注意点について詳しく解説します。東京都江東区や沖縄県那覇市で外国人雇用を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。
1. 採用理由書とは？その役割と重要性
採用理由書とは、企業がなぜその外国人を採用するのかを説明する書類です。
入国管理局の審査官は、単に「この外国人を雇いたい」という企業の意向だけでなく、以下のようなポイントを慎重に審査します。
- 雇用する外国人の業務内容が、在留資格の基準に適合しているか
- 企業の経営状況や採用の必要性が認められるか
- 雇用契約が適正に結ばれているか
採用理由書の内容が不十分であったり、具体性に欠けていたりすると、審査の過程で追加資料の提出を求められる可能性が高くなります。最悪の場合、在留資格が不許可となることもあるため、慎重に作成する必要があります。
2. 採用理由書に記載すべき内容と構成
採用理由書は、単なる形式的な書類ではなく、企業がどのような理由で外国人を採用するのかを明確に説明するものです。一般的に、以下のような構成で記載すると分かりやすくなります。
① 採用の経緯と背景
まず、企業が外国人を採用することになった経緯を説明します。
記載例:
「当社は〇〇業界において〇〇の業務を行っており、業務の国際化に対応するため、多言語対応が可能な人材を必要としている。」
このように、企業が外国人を雇う必要性を示すことが重要です。
② 採用する外国人の職務内容
外国人が従事する業務について、具体的に記載します。単に「営業職」と書くだけでなく、どのような業務を担当し、どのようなスキルが求められるのかを詳しく説明します。
記載例:
「当社の海外取引先との窓口として、主に英語を用いた交渉、契約書の作成、マーケティング業務を担当する。」
このように、外国人社員が実際に行う業務を詳細に説明することで、審査官に仕事内容を明確に伝えることができます。
③ 採用する外国人の学歴・経歴との関連性
外国人が担当する業務と、その人の学歴・経歴がどのように結びつくのかを説明します。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を申請する場合、業務内容と専攻分野の関連性が重要になります。
記載例:
「〇〇大学にて経営学を専攻し、貿易実務に関する知識を修得。卒業後は貿易会社で2年間の実務経験を積み、当社の業務内容と十分に関連性がある。」
このように、学歴や職歴と業務内容の関係を明確に示すことがポイントです。
④ 採用後の待遇と雇用契約の内容
外国人が適正な待遇で雇用されることを示すため、雇用契約の内容についても記載します。
- 雇用形態（正社員、契約社員など）
- 給与（日本人と同等以上の給与であることが重要）
- 就業時間・勤務地
- 雇用期間（基本的には1年以上が望ましい）
これらの情報を明確に記載し、契約書の写しを添付すると、より説得力のある申請書類になります。
3. 採用理由書作成のポイントと注意点
（1）抽象的な表現を避け、具体的に書く
「優秀な人材だから採用する」や「多様性を高めるため」などの曖昧な理由では不十分です。業務内容とその人材のスキル・経験がどのように結びつくのかを明確に示しましょう。
（2）必要に応じて補足資料を添付する
採用理由書だけでは伝えきれない場合、以下のような補足資料を提出すると効果的です。
- 会社案内・パンフレット（事業内容を説明するため）
- 業務の具体的な説明資料（担当業務が明確にわかるもの）
- 外国人社員の過去の職務経歴書（実務経験を証明するため）
- 社内の業務風景の写真（業務の実態を示すため）
入国管理局が「この外国人を採用する必要がある」と納得できるよう、可能な限り客観的な証拠を添付することが大切です。
（3）不明確な点があると追加資料の提出を求められる
採用理由書や補足資料が不十分だと、入管から追加書類の提出を求められることがあります。これを防ぐためにも、最初からしっかりとした資料を作成することが重要です。
4. まとめ
採用理由書は、在留資格申請の審査において重要な役割を果たします。ポイントを押さえた明確な内容で作成し、補足資料とともに提出することで、審査をスムーズに進めることができます。
東京都江東区や沖縄県那覇市で外国人雇用を考えている企業の方は、適切な採用理由書の作成が在留資格の許可につながることを理解し、慎重に準備を進めてください。
もし採用理由書の作成に不安がある場合は、行政書士に相談するのも一つの方法です。正確な書類作成と適切な申請をサポートすることで、許可率を高めることができます。
